The Pomodoro Technique – 6 months later
6 months ago I decided to try out the Pomodoro Technique, so it’s about time to document my findings. First of all, I cannot image going back to the way I used to work before. It seems too chaotic and disorganized now that I got used to the mechanical precision of the technique.
Some things I learned:
- As I first suspected, the technique helped me accomplish a larger and more efficient quantity of work than before, with a lot less interruption, and a lot less room for procrastination. Not that you cannot procrastinate, it’s just that it’s more obvious to yourself when you do so. If you try reaching for 12-13 pomodoros on an average day, the days when you only manage to churn out 6 or 8 will stand out like a sore thumb.
- I now think of tasks in terms of the number of pomodoros it takes to complete them, so it gave me an excellent unit of measurement for use in estimating.
- Most of us don’t work in an isolated environment, and it’s sometimes hard not to be interrupted, and I think this problem only grows as the size of your organization increases.
Some tricks I used to adapt the technique to my own needs:
- Starting a new pomodoro is sometimes hard. I now have the habit of leaving a small amount of work not done at the end of a pomodoro, and when the break is over this forces me to jump right in and finish what I started. It’s a lot easier to procrastinate when the code is stable and everything works.
- I try and time my pomodoros with my lunch break. Therefore, I don’t take a larger break until after the 5th or 6th pomodoro, which usually ends just as we are all about to go out for lunch. Otherwise I would take my lunch break after just 2 pomodoros.
- I started using the technique by scribbling the number of pomodoros that passed on a little piece of paper. I have, since then, advanced to using a daily to-do list, and marking each pomodoro on the row of it’s corresponding task. This serves a double purpose as, besides tracking the daily pomodoro count, it helps with the future estimation of similar tasks.
Some of the adjustments I made (particularly the first one) directly contradict the book. I don’t think that’s too bad, because the entire technique’s role is to help me become more productive, and if I found a way to improve on this (for my particular case, of course), I think it’s OK. So go ahead and roll your own, as long as the changes you make boost your productivity. However, I strongly recommend sticking to the instructions in the book for the first few months, and then decide if it works for you out of the box or if it needs tweaks.
Trying out The Pomodoro Technique
In the raging, aeon-spanning battle against procrastination, I am constantly on the lookout (while procrastinating, of course) for ways to improve my productivity and help me work more efficiently. This is how I stumbled on The Pomodoro Technique, and gave it a try.
The rundown
At it’s core, the technique consists of splitting your work in 25 minute intervals, with a 5 minute break between each interval, and a longer break (15-30 minutes) after 3-4 such intervals (pomodoros).
In theory, it should help you stay focused and productive, by timeboxing your tasks into undividable chunks and then help you analyze and measure your productivity in uninterrupted pomodoros.
The trick is, if you somehow get distracted during a pomodoro (either by other people or by yourself), that pomodoro no longer counts. Even if you happen to take “just a peek” at reddit’s homepage in the 23rd minute (although you and me both know there is no such thing as “just a peek” when it comes to reddit.com).
After the first few days with just a few finished pomodoros per day, you will do your best to avoid interruptions.
Will it help me avoid said interruptions?
No, it will not. It will only make the measure in which these interruptions affect you crystal clear, by showing you just how little actual uninterrupted work you do each day. The book does have an entire chapter dedicated to interruptions and how to handle them, and it’s a short read.
Is it worth it?
First of all, it’s not a silver bullet. There are no silver bullets. It all boils down to your own resolve in sticking to a pattern and work in a less chaotic manner. I find it worthwhile and plan to keep using it for now, for the following reasons:
- Two pomodoros make an ideal work hour (hour of actual continuous work), which is just the right unit to use as a Story Point to measure User Stories in.
- It helps with estimating and breaking down tasks, because it makes you split longer tasks into smaller, more specific and manageable units (more about this in the book).
- It delivers what it promises: a mechanism to keep you focused and avoid … temptations.
So go ahead, give it a try, but keep in mind, it will be hard at first; it will hurt your feelings, and like with all things that shine a light on existing problems, you will be tempted to give it up pretty soon.
HomeCamera
In blocul in care stau din cand in cand este spart un apartament. Modul de operare este mereu acelasi: spart butucul usii, furat bani, bijuterii, uneori echipament electronic, si disparut. Unei prietene i-au curatat apartamentul intr-un interval de cateva ore in plina zi.
Pentru cei care isi fac iluzia ca o usa metalica ii protejeaza … nu e asa. Din spusele unui om care comercializeaza asemenea usi, cele mai scumpe din ele sunt sparte de un profesionist in 15 minute. Cele mai ieftine in 5. Faptul ca am o usa de metal nu ma incalzeste.
Avand in vedere ca apartamentul in care locuiesc a ramas gol pe perioada Craciunului, precum si informatia cum ca cele mai multe spargeri sunt date exact in aceasta perioada (hotii mizand tocmai pe plecarea oamenilor din oras de sarbatori), am simtit nevoia sa iau anumiti pasi de precautie:
- In primul rand, nu am lasat nici un leu cash sau bijuterii in casa.
- In astfel de momente e bine sa fiti in relatii bune cu vecinii din apropierea apartamentului. Lasati-le un numar de telefon, precum si data la care va veti intoarce. In felul acesta, daca aud ceva suspect in perioada in care sunteti plecati, sa treaca pe la usa sa verifice sau sa sune la Politie.
- Lasati niste lumini aprinse, un televizor sau niste muzica pornita, etc. In 90% din cazuri hotii ataca apartamentele despre care sunt absolut siguri ca sunt goale.
- Am instalat HomeCamera.
Ce este HomeCamera ?
Este o aplicatie web + desktop prin care transformati un simplu webcam intr-o camera de securitate cu detectie de miscare.
Cum functioneaza ?
Dupa inregistrarea contului si instalarea aplicatiei desktop, puteti vedea online imaginile transmise de camera, sau puteti seta alerte prin email sau SMS in momentul declansarii detectiei de miscare.
Cand aplicatia detecteaza miscare, trimite automat prin SMS si email imaginea surprinsa, precum si un scurt filmulet in format .3gp (citibil de majoritatea telefoanelor). Puteti asadar suna la Politie, oferindu-le informatii in timp real.
Functioneaza ?
Da! Am testat inainte de a pleca cazul in care cineva intra pe usa camerei. Nici nu ma asteptam sa detecteze miscare asa eficient.
Trebuie mentionat ca nu este nevoie de un webcam special, eu am unul simplu de 50 RON.
Cat costa ?
Pentru moment HomeCamera e un serviciu gratuit, urmand ca in 2009 sa introduca o taxa de 14$ pe an (o nimica toata pentru avantajele oferite). De asemenea, fiecare SMS trimis la declansarea alertelor costa 1 “credit”. Am cumparat 100 de credite cu 10$, iarasi un pret mai mult decat decent.
E de ajuns ?
Din pacate nu. Nimic nu garanteaza pe deplin siguranta bunurilor. Tot ce putem face e sa luam cateva masuri suplimentare de precautie, si sa speram ca sunt suficiente.
Va doresc un Craciun fericit, si fara incidente neplacute.
Geek tools – Partea 2
Revin cu partea a doua a acestui post.
MindMeister
Ce este?
Aplicatie web de mind mapping si brainstorming.
Ce imi place?
- Usurinta in utilizare folosind doar tastatura pentru navigare / adaugare / modificare / stergere.
- Suportul pentru editarea simultana (cu feedback live) de catre mai multi utilizatori a aceluiasi mind map (brainstorming).
- Posibilitatea asignarii de prioritate / data limita / % completed / etc fiecarui nod.
- Optiunile de sharing (privat, public, vizualizare doar cu parola, etc. In mod default un mind map nu este public.)
- Ca exemplu, mind map-ul ce contine facilitatile site-ului Farmaciile Dona.
Evernote
Ce este?
Aplicatie web + desktop + mobile (inclusiv iPhone) de capturare date / luat notite.
Ce poate face?
- Colectare de date. Fie ca este vorba de text, imagini, url-uri (chiar si intregi pagini web), acestea sunt foarte simplu de capturat folosind Evernote. Spre exemplu, gasesc un text / o imagine pe care vreau sa le notez: selectez, apas Win+A, si gata, selectia mea a fost adaugata in Evernote si urmeaza sa fie sincronizata online, laolalta cu adresa web daca informatia provine de pe un site.
- Indexeaza date. Asta este cea mai importanta diferenta intre aplicatiile de genul Evernote si un sistem de bookmark management. Toate informatiile colectate de mine sunt indexate si pot efectua cautari in ele. Nu mai e nevoie sa ma bazez acum doar pe sistemul de bookmark-uri pentru a retine ceva, acum am informatia direct la indemana. Evernote indexeaza chiar si textul din imagini!
- Organizarea pe notebook-uri si tag-uri a informatiilor colectate.
- Pentru o descriere mai detaliata, moduri de utilizare si exemple de recunoastere a textului din imagini, va recomand acest articol.
Ce imi place?
- Facilitatile suplimentare unei aplicatii de bookmark management. In lista mea inlocuieste incet incet Delicious (include chiar si un tool de import automat a bookmark-urilor din acesta).
- Indexarea foarte buna a informatiilor, asa incat imi este mult mai facila cautarea.
Launchy
Ce este?
Launcher de aplicatii. Utilizatorii de Mac sunt probabil familiari cu Quicksilver.
Ce poate face?
- Lansare aplicatii. In screenshot-ul de mai sus se vede cum lansez Total Commander doar apasand hotkey-ul pentru Launchy, tasta T, si ENTER.
- Launchy “invata”. In exemplul cu Total Commander, deoarece l-am lansat de atatea ori, Launchy a invatat ca acesta este important, prin urmare va fi prima aplicatie sugerata la inceperea tastarii numelui.
- Cautari folosind orice motor de cautare. Launchy vine de-a gata configurat pentru cele mai uzuale, si pot fi adaugate oricate. Inclusiv site-ul tau! De exemplu, scriu Google (doar Go e suficient), apas TAB, scriu textul pe care vreau sa il caut, si apas ENTER. Imi va lansa automat in browser fereastra cu rezultatele cautarii.
- Navigare prin filesystem. E de ajuns sa scriu d:/ pentru ca launchy sa imi listeze continutul respectivului drive. Navigarea se face folosind sagetile / TAB / ENTER.
- Efectuarea de calcule matematice. Renuntati la calculatorul din Windows! Este de ajuns sa scriu orice expresie aritmetica direct in Launchy, si acesta imi va afisa rezultatul live (nici nu mai este nevoie de ENTER).
- Adaugat task-uri in Rememeber The Milk, postat pe Twitter, adaugat evenimente in Google Calendar. Acestea sunt ceva mai complicate si necesita instalarea librariei cURL. Instructiunile complete sunt aici.
Ce imi place?
- Inlaturarea necesitatii folosiri mouse-ului pentru o gama cat mai larga de operatiuni. Desigur aceasta functionalitate este subiectiva, si nu am intalnit pana acum designer care sa imi dea dreptate. Ei probabil ca vor prefera o unealta care sa faca exact invers, si anume preluare unor functii de pe tastatura si mutarea lor pe mouse. Dar cand 75 % din timp lucrezi numai cu tastatura, intinderea mainii pana la mouse pur si simplu nu e suficient de comoda :).
- Consumul neobservabil de resurse.
Geek tools – Partea 1
Promiteam intr-un comentariu anterior ca voi face o scurta trecere in revista a aplicatiilor (web + desktop + mobile) pe care le folosesc zi de zi pentru organizare si GTD. Toate aplicatiile prezentate sunt gratuite:
RescueTime
Ce este?
Aplicatie web + desktop ce monitorizeaza activitatea PC-ului pe care este instalata si generaza online rapoarte privind respectiva activitate. Inregistreaza fiecare aplicatie deschisa si fiecare site vizitat, precum si durata fiecarei sesiuni / vizite.
Ce imi place?
- Categorizarea (automata sau manuala) a aplicatiilor / site-urilor. Spre exemplu, editorul de cod va intra automat la Dev Tools, Yahoo Messenger la Chat, etc.
- Cumularea aplicatiilor pe categoriile sus mentionate. In acest fel, editorul de cod + clientul FTP + adresa serverului pe care sunt proiectele de la munca vor fi grupate si raportate la “Work”. Google Reader si Digg la “Reading”. Messenger si GTalk la “Chat”, etc.
- Posibilitatea adaugarii de “goal-uri” si raportarea indeplinirii lor sau nu. Spre exemplu “Spend less than 30 minutes on Chat every workday”, “Spend more that 6 hours on Work every workday”.
- Selectarea perioadelor de vizualizare a rapoartelor (day / week / month / year / forever / custom).
- Consumul imperceptibil de resurse hardware.
Remember The Milk
Ce este?
Aplicatie web + mobile foarte avansata si flexibila pentru organizarea listelor de To-Do.
Ce imi place?
- Multiplele moduri adaugare a task-urilor. Acestea se pot adauga din interfata web / mobile, Email, chiar si Twitter (prin mesaj direct la @rtm).
- Optiunile variate de a primi reminders referitoare la task-uri: Email, Twitter (primesti mesaj direct de la @rtm cand se apropie termenul unui task), Instant Messenger – prin adaugarea in lista de contacte a bot-ului lor (Yahoo, Google, AIM, MSN, Jabber, Skype, etc.).
- Simplitatea dusa la extrem a interactiunii cu RTM. Spre exemplu, data limita a unui task poate fi setata atat in mod clasic, cat si intr-un mod foarte natural, folosind simplu limba engleza (introduc “next friday @ 10″).
- Task-uri repetitive.
Remember The Milk Firefox Extension
Ce este
Extensie Firefox ce adauga un sidebar in interfata GMail ce permite efectuarea tuturor operatiilor pe Remember The Milk direct din mail.
Ce imi place
- Avand in vedere ca multi dintre noi folosim mail-ul des, este foarte util atat sa avem task-urile in fata, cat si sa nu trebuiasca sa facem switch intre doua aplicatii.
- Adaugarea unei noi optiuni in GMail, si anume “Create task” la selectarea unui mail, ce adauga automat in RTM un task cu titlul indentic cu subiectul mail-ului selectat, si cu link catre respectivul mail.
- Ca paranteza, va recomand “Google Apps ca server de e-mail“.
Dropbox
Ce este
Solutie de gazduire fisiere ce foloseste serviciul Amazon S3.
Ce imi place?
- Aplicatia desktop mapeaza cei 2GB oferiti pe un folder de pe sistemul pe care este instalat, permitand astfel folosirea spatiului ca si cand ar face parte din HDD-ul utilizatorului.
- Posibilitatea folosirii aceluiasi cont pe mai multe sisteme, avand in felul acesta un folder comun pe toate sistemele (spre exemplu cel de acasa si cel de la birou).
- Compatibilitatea cu cele mai importante platforme si sisteme de operare (Windows XP / Vista, Mac OSX Tiger / Leopard, Ubuntu, Fedora).
-
-
About victorstanciu.ro
Sunt Victor Stanciu, web developer, si scriu despre dezvoltare, standarde, tehnici si tehnologii. (mai mult)
-
-
Recently read books
-
Shared in Google Reader
-
.ro
-
IT Jobs